1. Objet et champ d’application
Conformément à son mandat entré en vigueur au 1er janvier 2025, la Commission Permanente (ci-après la COMPER) de la CCT Santé 21 (ci-après la CCT) adopte le présent règlement qui a pour objet de définir les règles générales relatives à son organisation et à son fonctionnement dans le cadre de sa mission. Il s’applique à la COMPER en tant qu’entité et à ses membres. Il remplace les règlements de la Commission paritaire du 1er janvier 2022 et de la Commission faîtière du 1er mai 2019.
2. Désignation et composition
Comme le prévoit la CCT, les signataires désignent leurs représentant·es au sein de la COMPER qui est composée de huit membres, en nombre paritaire pour chacune des deux parties (partie employeur / partie employé-e-s).
Une fois désignés, tout en portant les préoccupations du signataire qu’ils représentent, les membres interviennent dans les processus décisionnels de la COMPER avec pleine légitimité, déléguée par l’instance qu’ils représentent.
Chacune des deux parties, employés, employeurs, désigne un·e suppléant·e qui siège à toutes les séances afin de suivre les dossiers. En revanche, si tous les membres de la commission sont présents il.elle n’aura qu’une voie consultative. Les deux suppléant·es reçoivent en tout temps l’ensemble des documents envoyés aux membres de la COMPER.
3. Durée des mandats de représentation en COMPER
Renouvelable, le mandat des représentant·e·s des organisations signataires au sein de la COMPER est de la même durée que celle de la validité de la CCT.
Le mandat d’un membre de la COMPER expire :
- quand celui-ci quitte la fonction qui lui confère le droit de siéger ;
- quand il ne fait plus partie d’une institution signataire des CCT;
- quand il ne fait plus partie d’une organisation de travailleurs signataire des CCT;
- quand il accède à une fonction rendant incompatible sa présence au sein de la Commission;
- quand il manque gravement à ses obligations, notamment à son devoir de discrétion;
- quand il démissionne de la Commission, moyennant un préavis de trois mois.
Dans ces cas, il-elle est remplacé-e sans délai, selon procédure définie au point 2, par l’organisation signataire qui l’a désigné-e comme membre COMPER, y compris dans les groupes de travail dans lesquels il-elle siège. Son-sa remplaçant-e siège jusqu’à la fin de la durée de validité de la CCT.
4. Compétences
La COMPER est l’organe assumant le pouvoir supérieur pour l’application de la CCT. Il en garantit la surveillance et répond de sa bonne gestion.
La COMPER est la voie de recours pour les employés et employeurs contre une décision de la direction de la CCT ou d’un comité.
Pour ses activités, la COMPER a accès à tous les documents et dossiers utiles au suivi des affaires de son ressort. Les employeurs et employé-e-s sont tenu-e-s de produire les documents demandés et de répondre aux questions posées.
Elle émet des avis sur demande de la direction de la CCT.
Les parties à un litige restent libres de soumettre le cas à l’autorité judiciaire compétente.
Les compétences de la COMPER et les modalités de leur exercice sont définies par le mandat attribué par les signataires à la COMPER (cf. document « Mandat de la COMPER »).
5. Fonds paritaire de solidarité
La COMPER a pour mission de gérer le fonds paritaire de solidarité.
- Le fonds est constitué dans le but de:
- financer les charges de fonctionnement de la CCT, en particulier salaires, charges sociales, loyers, matériel, frais administratifs ;
- financer le suivi du système salarial et le contrôle de son application ;
- financer le dispositif anti-harcèlement ;
- financer la bourse aux emplois ;
- couvrir les frais des commissions, comités et groupes de travail ;
- financer diverses actions d’intérêt général.
- Le fonds est constitué par la contribution professionnelle paritaire d’un total de 0.30% des salaires AVS (0.15% employé-e et 0.15% employeur) du personnel soumis à la CCT; apprentis, étudiants, élèves et stagiaires exceptés. Les employeurs sont chargés de verser au fonds paritaire cette contribution, et d’en justifier le montant (art. 11 CCT).
- Le 50% de la contribution annuelle au fonds est affecté aux frais de fonctionnement de la COMPER, conformément au budget. Le 25% est rétrocédé au GASS. Le solde de 25% est administré conformément à une directive concernant la rétrocession de la contribution paritaire à la partie employeurs.
6. Présidence
La présidence et la vice-présidence sont assumées, en alternance, par les deux parties, pour une durée de deux ans. En principe, le·la vice-président·e succède au·à la président·e.
Le·la président·e veille à la préparation des séances de la COMPER et à son bon fonctionnement. Pour ce faire, il·elle bénéficie du soutien logistique et administratif du·de la directeur·trice. En cas d’empêchement, il·elle est remplacé·e par le·la vice-président·e.
Dans son rôle, le·la président·e intègre les intérêts des deux parties, dans un esprit de collégialité.
Le·la président·e de la COMPER peut déléguer l’une ou l’autre de ses tâches à un autre membre de la COMPER.
Il·elle préside les séances de telle manière à ce que la COMPER puisse assumer sa mission telle que définie dans le mandat qui lui est attribué.
Le·la président·e est le·la principal·e interlocuteur·trice du·de la directeur·trice, à qui il·elle apporte conseil et soutien.
7. Bureau
Le bureau est composé de la président-e, de la vice président-e, du directeur et, selon les besoins, d’autres personnes de la direction de la CCT.
8. Comités
Afin de la soutenir dans ses processus décisionnels, la COMPER peut constituer des comités permanents ou ponctuels sur des sujets spécifiques.
Composés de manière paritaire, les comités permanents de la COMPER sont :
- le comité Evaluation de fonctions & Rémunération,
- le comité Contrôle,
- le comité Formation,
- le comité Politique et stratégie. Celui-ci est composé de l’ensemble des membres de la COMPER.
La COMPER formalise, pour chaque comité permanent, son mandat, sa composition et sa présidence.
Le comité organise lui-même ses modalités de fonctionnement.
9. Séances
9.1 Agenda des séances
La COMPER se réunit régulièrement selon un calendrier annuel.
La COMPER fixe l’agenda de ses séances ordinaires pour les douze mois à venir.
Un échéancier, précisant les dates de séances assorties d’un ordre du jour prévisionnel, est tenu régulièrement à jour par le·la directeur·trice.
Si les dossiers l’exigent, sur appréciation du·de la président·e et du·de la vice-président·e, des séances extraordinaires peuvent être convoquées. Cela peut également intervenir si au moins 3 membres le demandent.
9.2 Convocation
Les modalités de convocation aux séances de la COMPER sont réglées par le présent règlement.
En principe, la convocation accompagnée de l’ordre du jour et de ses annexes se fait 7 jours avant la date de la séance et par voie électronique. Si des circonstances exceptionnelles le requièrent, une séance de la COMPER peut être convoquée dans des délais plus brefs.
Sur proposition du·de la directeur·trice, l’ordre du jour est défini par le·la président·e en tenant compte des informations et des demandes des membres de la COMPER.
Les points à l’ordre du jour précisent la nature du traitement attendu et le libellé des décisions attendues.
Formant un bref résumé écrit, les informations courantes du·de la directeur·trice sont communiquées aux membres avec l’ordre du jour.
9.3 Organisation des séances
Chaque membre de la COMPER peut, en début de séance, proposer une modification de l’ordre du jour. La COMPER décide alors de la proposition. Si la majorité des membres présents le juge nécessaire, un point de l’ordre du jour peut être reporté à une séance ultérieure.
En cas de besoin, la COMPER peut prévoir, en début de séance, un moment à huis-clos hors de la présence des employé-e-s de la direction de la CCT. Si des décisions prises lors de cette discussion doivent être formalisées par écrit, les participant-e-s s’entendent en fin de séance sur la manière de les communiquer.
Si elle le juge utile, la COMPER peut demander à des tiers de participer à tout ou partie d’une ou plusieurs séances. Le·la directeur·trice participe aux séances de la COMPER avec voix consultative; il·elle peut faire des propositions.
9.4 Décisions
Le présent règlement définit les modalités de décision.
La COMPER prend ses décisions selon un processus par consentement[1].
Les décisions sont réputées valables dès qu’elles sont prises, le procès-verbal qui les transcrit permettant d’en confirmer la teneur.
Si au moins deux membres de la même partie, employés ou employeurs, ne peuvent participer à une séance, les décisions doivent être confirmées par voie de circulation.
Les décisions prises à huis clos doivent être formalisées dans le cadre des séances de la COMPER.
Si des circonstances l’exigent, la COMPER peut, sur proposition du·de la président·e, prendre des décisions par voie de circulation, à moins qu’un membre ne demande la convocation d’une séance pour délibérer de l’objet de vive voix.
Le·la président·e constate le résultat et le communique sans délai aux membres de la COMPER et au·à la directeur·trice. La décision est transcrite dans le procès-verbal de la prochaine séance de la COMPER.
Les décisions dont il est nécessaire d’assurer le suivi font l’objet d’une liste inscrite au procès-verbal.
9.5 Procès-verbaux
Les discussions et les procès-verbaux de la COMPER sont de nature confidentielle. Les procès-verbaux ou des extraits de ceux-ci ne peuvent être transmis que sur autorisation formelle de la COMPER, par la voix de son·sa président·e.
La COMPER s’entend sur les points qui demandent à être discutés et partagés dans d’autres cercles que celui de la COMPER, en particulier ceux impliquant les signataires.
Les procès-verbaux des séances de la COMPER sont un résumé des discussions, des propositions et des votes. Les décisions y sont clairement mentionnées en tant que telles.
10. Responsabilités des membres
Les membres de la COMPER œuvrent de manière solidaire et collégiale, en se conformant aux décisions prises par la COMPER.
Dans le cadre du mandat de la COMPER, ses membres sont notamment appelés à :
- agir dans l’intérêt de la CCT, veillant notamment à son évolution et à sa durabilité ;
- définir la stratégie dans le cadre de l’application de la CCT, les modalités pour y parvenir et la planification de sa mise en œuvre ;
- fixer l’organisation opérationnelle de la CCT et désigner les personnes à qui confier sa gestion opérationnelle ;
- veiller à l’adéquation de l’organisation opérationnelle de la direction avec les moyens financiers disponibles.
Les membres de la COMPER doivent se concerter et adopter une position minimale commune lorsque plusieurs d’entre-eux représentent la CCT vis-à-vis de l’extérieur. Cette position est définie par consentement des membres présent-e-s.
11. Conflits d’intérêt des membres
Les membres ont l’obligation d’annoncer tout conflit d’intérêt réel ou potentiel à la COMPER qui prendra les mesures nécessaires à cet égard.
12. Secrétariat
Le secrétariat de la COMPER est assuré par un membre du personnel, désigné par le·la directeur·trice. Le-la secrétaire apporte le soutien administratif et logistique dont la COMPER a besoin pour le bon déroulement de ses activités ainsi que de celles de ses comités et des mandataires.
Les tâches relevant du secrétariat sont intégrées dans le cahier des charges de la personne désignée pour leur accomplissement.
Ces éléments des cahiers des charges sont soumis à la validation de la COMPER.
En principe, le·la président·e transmet les instructions nécessaires au·à la secrétaire de la COMPER. Dans l’accomplissement de ses tâches en soutien de la COMPER, le·la secrétaire est subordonné·e fonctionnellement au·à la président·e de la COMPER, son supérieur hiérarchique restant par ailleurs inchangé.
13. Droit aux renseignements des membres
Tout membre de la COMPER a le droit de demander à la direction des renseignements sur les affaires de la CCT dans la mesure où ils sont nécessaires à l’exécution de son mandat.
Si un membre estime qu’il ne dispose pas d’information suffisante sur un objet porté à l’ordre du jour, il peut en tout temps demander son report à une séance ultérieure. En cas de divergences, la COMPER décide du report éventuel.
14. Indemnisation et remboursement de frais
La COMPER est compétente pour définir le mode d’indemnisation des séances et le remboursement des frais :
- de ses membres,
- des membres de la Commission de négociation,
- des membres des comités de travail,
- des membres des groupes de travail,
- des personnes de confiance du Dispositif de protection et d’intégrité de la personne (DPI).
Les montants et les modalités détaillées sont réglés dans la directive concernant l’indemnisation et le remboursement de frais annexée au présent règlement.
15. Lien avec la Commission de négociation (ComNego)
La COMPER n’intervient pas dans l’organisation et le fonctionnement de la ComNego qui, conformément à ce que prévoit la fiche de mission que lui confient les parties employés et employeurs, définit librement les modalités la concernant.
La COMPER propose à la ComNego des points à intégrer dans ses négociations. Cette dernière décide de leur traitement.
La COMPER charge le·la directeur·trice d’appuyer la ComNego et de lui fournir les informations dont elle a besoin pour conduire ses négociations.
16. Direction opérationnelle
16.1 Compétences du·de la directeur·trice
Les compétences, responsabilités et tâches principales du·de la titulaire du poste de directeur·trice sont définies dans une description de fonction.
16.2 Principes de collaboration entre direction et présidence
Le·la président.e et la.le vice président.e de la COMPER sont les premier·ère-s représentant·e-s de la COMPER auprès du·de la directeur·trice, auprès duquel·de laquelle il·elle assume le rôle de supérieur hiérarchique.
Le·la président.e et la.le vice président.e de la COMPER et le·la directeur·trice œuvrent dans une étroite collaboration pour assurer la bonne communication entre les organes qu’ils président et la gouvernance efficace de la CCT dans son ensemble. Pour ce faire, ils s’attachent notamment à :
- préparer les séances de la COMPER de manière concertée ;
- travailler dans un esprit de transparence et s’informer mutuellement de manière régulière ;
- procéder aux communications nécessaires ;
- respecter le devoir de diligence et le principe de la bonne foi.
En principe, la présidence et la vice-présidence de la COMPER se font accompagner par le·la directeur·trice lors de leurs rencontres avec les autorités politiques et tiennent le·la directeur·trice informé·e des échanges auxquels il·elle n’a pas participé.
16.3. Principes de communication
Sauf décision de confidentialité exprimée explicitement par la COMPER. Les éléments traités en séance COMPER peuvent être partagés afin de servir aux prises de décisions des parties signataires
17. Organe de révision
La COMPER procède à la nomination de l’organe de révision de la CCT. Le·la directeur·trice prépare tous les éléments nécessaires à la décision de nomination, ainsi qu’à la révision.
La COMPER peut charger l’organe de révision de procéder aux vérifications complémentaires qu’elle juge nécessaires.
18. Archivage
La COMPER et le·la directeur·trice assurent, par le biais du secrétariat de la CCT, la gestion et la conservation de l’intégralité des documents qu’ils produisent et reçoivent, à l’exception des documents n’ayant pas d’utilité administrative ou légale, conformément à la loi cantonale sur l’archivage (réf. légale).
19. Responsabilité civile
La responsabilité des membres de la COMPER et du·de la directeur·trice est régie par les dispositions légales applicables en la matière.
20. Droit de signatures
La double signature par le-la président.e et directeur-trice s’applique pour engager la CCT.
21. Devoirs de diligence et de fidélité et secret de fonction
Les membres de la COMPER et le·la directeur·trice remplissent leur mandat dans le respect et la sauvegarde des intérêts de la CCT.
22. Dispositions finales
22.1 Modifications
Le présent règlement peut être modifié en tous temps d’entente entre les membres de la COMPER.
22.2 Adoption et entrée en vigueur
Le présent règlement d’organisation et de gestion est adopté par la COMPER en séance du (insérer la date).
Il entre en vigueur le jour de son adoption et remplace toute décision de la CCT ou règlementation antérieures qui lui sont contraires.
